logo De Codes - Praktijk voor Psychologie

Verwerking van persoonsgegevens bij Praktijk voor Psychologie "De Codes"

Bewaren van aantekeningen

Bij een eerste telefonisch informatie gesprek worden handmatig aantekeningen gemaakt, om de situatie en de vraag van de beller beter te kunnen beoordelen op geschiktheid voor een intakegesprek. Deze aantekeningen worden bewaard in een met een degelijk slot afgesloten dossierkast of, na inscannen, bewaard in het digitale dossier, dat beveiligd is door een wachtwoord.

Bij een intake gesprek worden handmatig aantekeningen gemaakt die eveneens bewaard worden in genoemde afgesloten dossierkast. Er zijn geen andere werknemers dan de praktijkhouder, die toegang hebben tot de dossierkast. Bij eventuele waarneming wordt een geheimhoudingsdocument getekend door de waarnemer.

Bewaren van onderzoeksgevens

Bij een onderzoek worden persoonlijke en bijzonder privacy-gevoelige gegevens verzameld die op scoreformulieren en onderzoeksformulieren staan. Deze worden eveneens in de afgesloten dossierkast bewaard. Indien het gaat om digitaal ingevulde en verwerkte formulieren, worden deze bewaard in het met een wachtwoord beveiligde digitale dossier.

Bovengenoemde eerste aantekeningen, intakegegevens (waaronder NAW-data en geboortedata) en onderzoeksgegevens, eventueel aangevuld met nadere toelichting uit aanvullende telefoongesprekken, worden verwerkt in een verslag. Dit verslag, en de eventuele digitale verwerking van vragenlijsten of andere onderzoeksgegevens, worden bewaard in een uitsluitend voor de praktijkhouder toegankelijke computer, vergrendeld met een wachtwoord. Van de bedoelde gegevens wordt een back-up gemaakt op een externe schijf, die apart van de computer in de afgesloten dossierkast wordt bewaard.

Verzenden of overhandigen van verslagen

Vervolgens wordt het geprinte verslag bij de nabespreking overhandigd aan cliënten, dan wel op kosten van de cliënt(en) – na overleg – aangetekend aan hen toegestuurd. Correcties van kennelijke fouten of kleine wijzigingen in de intakegegevens tijdens de nabespreking worden handmatig en geparafeerd toegevoegd. Indien een meer uitgebreide wijziging wordt gevraagd door cliënten word(en) deze als losse bladzijde(n) via de post toegestuurd.

Indien het noodzakelijk is om verslagen of andere onderzoeksgegevens toe te sturen aan collega's, wordt dit via aangetekende post gedaan.

Privacy is beschermd door een BIG-registratie

Voor het overige is de privacy beveiligd door het feit dat de praktijkhouder een BIG-registratie heeft. Dit betekent dat de praktijkhouder dient te voldoen aan wettelijk vastgestelde regels betreffende de privacy, zoals bijvoorbeeld het vragen van schriftelijke toestemming alvorens gegevens worden gedeeld met derden. Ook bestaat er echter een meldingsplicht.

Meldingsplicht

Indien de psycholoog deelgenoot wordt van een gevaarlijke situatie, of een situatie die een gevaar kan vormen voor de samenleving of voor anderen is hij wettelijk verplicht dit aan de ter zake doende instanties te melden.

Privacyverklaring en gegevens die met ziektekostenverzekeraars worden gedeeld

Er worden geen gegevens (meer) gedeeld met verzekeraars, omdat er geen contracten zijn afgesloten met verzekeraars. Indien cliënten de declaratie willen voorleggen voor vergoeding aan hun ziektekostenverzekeraar op basis van niet-gecontracteerde hulp, kunnen zij desgewenst voorafgaand aan de behandeling een privacy-verklaring tekenen, die inhoudt dat de diagnose niet vermeld hoeft te worden op de declaratie, terwijl zij dan – met deze privacyverklaring – wel recht op de procentuele vergoeding hebben. (alleen toepasselijk als de verzekeraar volgens zijn voorwaarden ook door de cliënt vooraf-betaalde niet-gecontracteerde hulp vergoed aan de cliënt.)

Schriftelijke toestemming voor onderzoek en inzamelen van noodzakelijke gegevens

Bij kinderen en jongeren wordt indien overleg met derden – zoals de school of een andere behandelaar – noodzakelijk is, hiervoor schriftelijke ondertekende toestemming van beide ouders verkregen. Met de school wordt uitsluitend de voor het doel van het onderzoek noodzakelijke informatie gedeeld in een gesprek op de school, dan wel telefoongesprek. Er wordt overwegend informatie gevraagd en er wordt een beroep gedaan op de geheimhoudingsplicht als de school vragen zou stellen, die vallen op het vlak van persoonlijke psychische problemen of opvoedingskwesties. Het verslag gaat alleen naar de school rechtstreeks via de ouders, of op schriftelijk ondertekend verzoek van de ouders. In dat laatste geval geschiedt dit aangetekend per post op kosten van de ouders. Indien er een dyslexieverklaring wordt afgegeven, wordt geadviseerd om deze door de school te laten kopiëren. In het verslag worden conclusies uit gegevens van vragenlijsten over gedrag of observaties van gedrag, steeds in een aparte ouderbijlage gezet. Indien de ouders het wenselijk vinden het onderzoeksverslag van hun kind aan de school te geven, wordt aan hen geadviseerd om de ouderbijlage met gegevens over gedrag en emotionele ontwikkeling niet in het schooldossier te laten bewaren, omdat de onderzoeksgegevens slechts een zeer beperkte periode geldig zijn en het schooldossier nog lange tijd met hun kind meereist.

Bewaren en vernietigen

De dossierinformatie betreffende dyslexie wordt volgens de wettelijke bewaartermijn voor dossiers waaraan een medische diagnose gekoppeld is 20 jaar bewaard, waarna zij wordt vernietigd. Als dossiers verlopen zijn, worden zij vernietigd. Als het noodzakelijk mocht zijn het bewaren van de dossiers te beëindigen, om welke reden ook, zal contact gezocht worden met de betreffende cliënten om te vragen of ze het dossier voor de nog resterende termijn zelf in beheer willen hebben. De aan de verslagen en verklaringen ten grondslag liggende onderzoeksformulieren, aantekeningen en andere op papier neergelegde gegevens zullen tot een termijn van 5 jaar bewaard worden. Na deze termijn zijn de onderliggende onderzoeksgegevens reeds zeer geruime tijd ongeldig geworden. De onderzoeksverslagen inclusief bijlagen worden 20 jaar bewaard, digitaal. Verslagen en aantekeningen betreffende generalistische basis geestelijke gezondheidszorg worden 15 jaar bewaard, waarna zij vernietigd worden.

Surfen

Bij het surfen op de site van de praktijk, door bezoekers of cliënten, wordt geen informatie opgeslagen, zoals bijvoorbeeld het IP-adres, of zoekgedrag. Er worden uitsluitend geanonimiseerde gegevens bijgehouden ten behoeve van analyse van het site-gebruik en de frequentie van het sitegebruik.

Gebruik van cliënt gegevens met als doel intervisie, onderwijs of supervisie te ontvangen

Gebruik van cliënt gegevens met als doel intervisie, onderwijs of supervisie te ontvangen, geschiedt volledig geanonimiseerd.

Inzage- en wijzigingsrecht; nietig verklaring

Volwassen cliënten hebben een inzagerecht, zonder te fotograferen – of andere kopieermogelijkheid – op praktijklocatie in het dossier van henzelf of hun minderjarige kind. Als regel worden alle onbewerkte (zogeheten) scores overigens meteen al beschikbaar gesteld in de bijlage van onderzoeksverslagen. Alleen van eventuele door docenten ingevulde vragenformulieren worden de antwoorden niet weergegeven in de (ouder)bijlagen; wel de conclusies. Dat wordt gedaan omdat de docent op vertrouwelijke wijze informatie moet kunnen verstrekken, zonder dat er een risico bestaat dat de relatie met ouders en kind geschaad zou kunnen worden, bijvoorbeeld doordat er verschillen in interpretatie zouden kunnen optreden. Hetzelfde geldt vice versa, voor de door ouders ingevulde antwoorden betreffende hun kind; deze worden niet in de ouderbijlage weergegeven; wel de conclusies. Meerderjarige cliënten hebben het recht na inzage wijzigingen te laten aanbrengen, echter uitsluitend in de intakegegevens of weergave van sessies. Ook hebben meerderjarige cliënten het recht een onderzoeksverslag nietig te verklaren.

Laatste wijziging: 1 oktober 2018